會議文書是指大型的會議，如各種代表大會、系統或地區的專業會議和辦公會議中所使用的會議文件。在會議開始前，要發會議通知；在會議期間，一般要有開幕詞、會議工作報告、會議提案、會議記錄、會議紀要、會議簡報、會議總結講話、閉幕詞等。參與會議組織的會務人員特別是文秘人員，必須掌握會議文書的寫作規范與技巧。
第一節會議通知制作和發放
會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知。會議邀請函、請柬是會議通知的書面形式。按通知的行為方式分，有當面通知、電話通知、電子郵件通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。按作用時間分為預告性通知和正式通知。
一、會議通知的基本作用
會議通知是把參加會議的有關事項告知與會者的會議文書。
會議通知具有如下幾個方面的作用：一是可以傳遞有關會議的性質、內容、方式、時間、地點等基本的會議信息，以便與會者提前做好充分準備，按時赴會。二是可以借助于它來收集與會者提出的議題、對會議議程的意見、提交的論文或報告以及其他需要在會議上進行交流的文件，以便進一步完善議題與議程，審定或篩選論文、報告和其他交流性文件。三是有關人員可以用它來向會議組織者反饋與會者的有關信息，如姓名、職務、職稱與人數等，為會議的接待服務工作做好準備。四是可用它來履行相關義務。在一些法定的會議中，正式成員具有出席會議的法定權利，向他們發出會議通知，是會務工作機構的法定義務，同時也是對與會者的尊重。
二、會議通知的規范格式
會議通知的告知項目必須齊全、明確、具體。會議通知的一般結構包括標題和正文兩個部分。會議性質、規模、重要性不同，會議通知的寫法也不同。
�。ㄒ唬┬⌒蜁h會議通知的格式
小型會議會期不長，告知事項簡單，會議通知的寫法也相對簡單一些，一般結構是：
1?標題：一般寫"會議通知"，或"關于召開×××會議的通知"，不宜只寫"通知"，甚至不寫標題。
2?正文：寫明會議的時間、地點、內容、出席（列席）人及與會的有關要求等。
�。ǘ┐笮蜁h會議通知的格式
大型會議或重要會議會期較長，內容豐富，告知事項比較多，會議通知的寫法就相對復雜一些，一般結構是：
1?標題：通常的寫法是"×××會議通知"或"關于召開×××會議的通知"。
2?正文：通常包括開會的緣由、赴會應知事項和要求等。開會的緣由要寫明會議的原因、目的、任務；赴會應知事項要寫明會議的內容、議題、時間、地點、出席人員、報到時間、報到地點及方式、應帶材料、注意事項等，有些會議通知中還要說明代表資格、名額分配等事項。
3?說明：寫明有關的聯系方式、電話、聯系人等。對外地與會者，通知中要說明接待辦法。
三、常見會議通知的寫法
�。ㄒ唬┱畷h通知
實例1
××市人民政府辦公廳
關于召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議的通知
(會議通知〔2006〕9號)
各區人民政府，市府各部門，各企事業單位：
市政府決定召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議，現將有關事宜通知如下：
一、會議時間和地點
2006年3月10日（星期五）上午8：30在市黨政大樓會議廳報到，9：00準時開會，會期半天。
二、會議內容
傳達全國、全區審計工作會議精神，總結全市2005年審計工作，部署2006年全市審計工作，表彰先進。
三、參加會議人員
各區政府分管審計工作的副區長，各區財政局長、審計局長（由各區政府通知）；市政府各有關部門分管財務領導、財務科長及有關內審機構負責人；市屬有關企事業單位負責人、財務科長及內審機構負責人；駐市有關單位負責人及內審機構負責人（參會名單附后）。
四、其他事項
1?參加會議人員必須按要求準時參加會議，無特殊原因不得請假，確需請假須向市政府辦公廳提出申請。
2?邀請市人大、政協各一位領導出席會議。
3?新聞單位到會采訪，由政府新聞辦公室負責安排。
附件：參加會議名單(略)
二○○六年三月七日
�。ǘ⿲W術年會會議通知
